Основной целью системы бюджетирования является эффективная организация процесса управления деятельностью предприятия и его структурных подразделений (бюджетных единиц) посредством планирования, контроля статей доходов и расходов и анализа финансово-экономических показателей. А сам бюджет - это набор взаимосвязанных планов, выраженных в финансовых и натуральных показателях, для предприятия в целом и/или его подразделения (бюджетной единицы) на определенный промежуток времени.

Задачи системы бюджетирования:

1. Планирование

Система бюджетирования использованием разработанных и утвержденных процедур позволяет планировать деятельность предприятия и его структурных подразделений (бюджетных единиц) в рамках горизонта бюджетирования. Итоговыми документами процедур планирования являются бюджет предприятия и его структурных подразделений, отчет о прибылях и убытках, план движения денежных средств.

2. Координация

Система бюджетирования консолидирует бюджеты структурных единиц в бюджет предприятия и координирует оперативную деятельность предприятия и его структурных единиц.

3. Авторизация

Система бюджетирования наделяет руководителей структурных подразделений и руководителей предприятия правами и обязанностями, которые позволяют им осуществлять руководство процессом составления, утверждения и исполнения бюджета структурных единиц предприятия и консолидированного бюджета предприятия.

4. Оценка деятельности

Система бюджетирования определяет базовые показатели для оценки эффективности деятельности руководителей предприятия и его структурных единиц.

5. Мотивация

Система бюджетирования, посредством вовлечения большего количества сотрудников предприятия и его структурных единиц в процесс планирования и контроля позволяет повысить их заинтересованность в результатах своего труда и результатах финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

6. Анализ исполнения и контроль

Анализ исполнения в рамках системы бюджетирования осуществляется сравнением планируемых путем нормирования показателей и фактических результатов.

Контроль предполагает комплекс процедур, обеспечивающих четкое, эффективное и оперативное выполнение бюджета.

Внедрение системы бюджетирования возможно при наличии развитых средств автоматизации процедур бюджетирования и доступности данных средств непосредственным исполнителям. Кроме того, для внедрения системы бюджетирования должны быть обеспечены нижние уровни - управленческий учет и раздельный учет затрат.

Правильно поставленный управленческий учет дает информацию, необходимую для расстановки приоритетов в деятельности предприятия и планирования дальнейшей деятельности, предоставляет базу для оценки перспективности открывающихся возможностей и снабжает механизмами контроля за исполнением принятых решений.

Есть простой способ проверить, есть ли на предприятии то, что действительно должно называться управленческим учетом. Необходимо ответить на несколько вопросов:

• Какое из направлений деятельности предприятия наиболее прибыльное?
• Какая группа товаров или услуг, продаваемых предприятием, приносит наибольшую прибыль на 1 рубль затрат? • Какие из клиентов предприятия наиболее перспективны?
• Действует ли на предприятии сколько-нибудь формализованная система ценообразования?
• Есть ли на предприятии финансовое планирование?
• Отслеживаются ли расхождения между планом и фактом и анализируются ли их причины?

Если на все перечисленные вопросы ответ "Да" и получить нужную информацию по этим вопросам за прошедшие периоды возможно в течение хотя бы одного рабочего дня - система управленческого учета на предприятии в каком то объеме работает.

Раздельный учет затрат основан на принципе причинно-следственной связи, т.е. все затраты должны относиться на те услуги и продукты, которые явились причиной возникновения этих затрат. Этот принцип требует внедрения специальных методологий по отнесению затрат, таких как учет по функциональным направлениям деятельности (Activity Based Costing).

Практически это означает, что при учете необходимо:

• анализировать каждый элемент затрат
• установить причину возникновения каждого элемента затрат
• использовать причины возникновения затрат в качестве базы распределения каждого элемента затрат на индивидуальные виды деятельности предприятия.

Раздельный учет затрат обеспечивает точное определение себестоимости продукции, построен на основании четко определенных производственных, вспомогательных и совместных процессов.

Для внедрения системы бюджетирования и управленческого учета необходимо:

• Наличие хороших специалистов;
• Активное участие во внедрении высшего руководства;
• Выделенных для этой задачи специальных ресурсов.

Хороших специалистов можно нанять, а можно использовать своих. Прежде всего нужен специалист, имеющий опыт именно в постановке бюджетирования и управленческого учета. Можно также нанять консалтинговую компанию, которая сделает все, но надо выбирать хороших консультантов.

Участие высшего руководства является абсолютно необходимым и обычно становится камнем преткновения на пути организации и внедрения бюджетирования и управленческого учета. Они делаются с целью удовлетворения информационных потребностей руководителей, принимающих решения, и в первую очередь - для высшего руководства компании. А значит, специалисты разработчики должны знать, что руководитель компании хочет.

В дальнейшем участие высшего руководящего звена совершенно необходимо для преодоления естественного сопротивления менеджеров среднего уровня и исполнителей при построении и отладке системы, т.к. практика показывает, что среднестатистический руководитель среднего уровня как минимум пассивно сопротивляется внедрению бюджетирования, т.к.:

1. В случае успеха мероприятия его руководство получает точный и жесткий механизм контроля и оценки его деятельности, что для большинства нежелательно как минимум из-за психологического дискомфорта
2. Создание и внедрение системы бюджетирования является весьма серьезной задачей и требует приличных затрат как времени, так и денег, особенно в крупных организациях со сложной структурой. И если сотрудники более или менее загружены своими основными обязанностями, они, даже будучи хорошими специалистами, не смогут построить эффективную систему бюджетирования и управленческого учета "в свободное время".

Если Вы все-таки решитесь на этот непростой, недешевый и небыстрый процесс, при успешном построении "правильной" системы Вас ждет огромное облегчение: ощущение от управляемой организации будет напоминать не всем надоевшую "несмазанную телегу", реагирующую на Ваши действия с огромной задержкой, а хорошую машину с исправно работающими приборами и гидроусилителем руля, который заставляет подвластный Вам механизм чутко и точно реагировать на малейшее движение рук.

• Хозяйственная стратегия: разработка, осуществление, контроль
• Управление изменениями
• Экспресс-метод оптимизации бизнес-процессов
• Технология рационального управления
• Основные подходы к разработке и внедрению стратегии развития предприятия
• На пути к активному управлению с помощью показателей
• Принципы организационного проектирования предприятий
• Balanced Scorecard: новое заклинание или стратегия управления?
• Просто о системе менеджмента качества (СМК)